Die Buchhaltung zählt zu den wichtigsten Bestandteilen des Unternehmeralltags. Um sowohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch die Bilanz plus Jahresabschluss adäquat erledigen zu können, bedarf es vorher einer korrekten Rechnungserstellung. Denn nur wenn diese geltendem Recht entsprechen, können sie richtig abgeführt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es ernsthafte Konsequenzen für Firmen nach sich ziehen. Was gilt es demnach im Bereich Rechnungen zu beachten?

Wann ist eine Rechnung notwendig?

Immer dann, wenn man Person A ein Produkt oder eine Dienstleistung gegen Vergütung an Person B verkauft hat. Handelt es sich beispielsweise um einen Privat(ver-)kauf, ist eine Rechnung nicht zwingend notwendig. In solchen Fällen reicht eine Quittung (ohne Umsatzsteuer) ebenfalls aus.

Diese Pflichtangaben müssen auf eine Rechnung

Auch in diesem Punkt hat die Bundesregierung vorgesorgt und das sogenannte Umsatzsteuergesetz erlassen, welches die Pflichtanagaben ganz klar regelt:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers & Rechnungserstellers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Steuernummer
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Ausstellungsdatum
• Netto-Rechnungsbetrag
• Mehrwertsteuer
• Leistungsumfang plus entsprechendes Datum
• Zahlungsdatum
• Boni, Gutschriften, Rabatte
• Gegebenenfalls Steuerbefreiung

Sofern ein Unternehmen die Umsatzgrenzen von 17.500 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im aktuellen Jahr nicht überschreiten, können diese die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Dadurch will die Regierung Startups und kleine Betriebe mit weniger bürokratischem Aufwand unterstützen.

Rechnungen ins Ausland

Selbstverständlich tätigen Firmen nicht nur Geschäfte innerhalb Deutschlands, sondern ebenfalls in die EU oder in Drittländer. In diesen Fällen unterscheiden sich die Pflichtangaben auf den Rechnungen. Man muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers ebenfalls eintragen. Damit ist es jedoch noch nicht getan, denn das Thema Umsatzsteuer ist bei Rechnungen ins Ausland ein wichtiges Thema:

1. Sie wird nur in dem Land entrichtet, in dem sich der Sitz des Auftraggebers befindet.
2. Bei Verkäufen in Drittländer muss man ebenfalls keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen.
3. Firmen sollten immer die Angaben der Käufer prüfen.

Wer sich unsicher ist, sollte sich Hilfe von einem fachkundigen Experten suchen. In solchen Fällen sind Steuerberater oder das Finanzamt eine vernünftige Anlaufstelle. Alternativ stehen Unternehmen spezielle Rechnungsprogramme wie diese zur Verfügung. Man sollte aber darauf achten, dass sie über ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit verfügen. Dies ist besonders für Laien wichtig, die sich gerade in die Materie einarbeiten und Hilfestellungen benötigen.

Rechnungen per E-Mail

Im Zeitalter der Digitalisierung bieten Unternehmen ihren Kunden verschiedene Bezahloptionen an. Zu den gängigsten gehören:

• Kreditkarte
• Rechnung
• PayPal
• Lastschrift
• Direktüberweisung

Gerade PayPal erfreut sich großer Beliebtheit. Der Bezahlvorgang wird beschleunigt, Unternehmen können diese Option problemlos in ihr Buchhaltungssystem integrieren und die Rechnungen werden oftmals per E-Mail verschickt – beide Seiten verzichten auf unnötigen Papierkram.

Die Pflichtangaben gleichen denen einer normalen Rechnung. Mittlerweile sind diese Dokumente auch ohne Signatur rechtsgültig. Doch wie verhält es sich mit dem Datenschutz? Immerhin befinden sich auf den Unterlagen personenbezogene Daten, Zunächst einmal muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung zustimmen. Ist dem nicht so, kann er sich einer Zahlung verweigern. Bezüglich des Datenschutzes ist es mittlerweile Pflicht, Rechnungen nur noch verschlüsselt zu verschicken. Nähere Informationen diesbezüglich erhalten Unternehmen in diesem Artikel oder auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.